Hồ sơ kiểm soát quyết định điều chỉnh dự án xây dựng

Khi một dự án xây dựng phát sinh thay đổi, hồ sơ trình quyết định phải giải thích được nội dung nào cần điều chỉnh, vì sao được điều chỉnh và ai có thẩm quyền quyết định. Việc tập hợp bản vẽ mới, dự toán mới và biên bản họp sẽ chưa tạo đủ cơ sở nếu những tài liệu này không chỉ ra quan hệ với dự án đã được phê duyệt.

Bài viết tiếp cận hồ sơ theo yêu cầu quản trị quyết định trên cơ sở Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và Nghị định số 217/2026/NĐ-CP. Những bảng đối chiếu, phiếu phân công và sổ theo dõi dưới đây là kiến nghị quản trị; thành phần hồ sơ thủ tục vẫn được xác định theo loại dự án và thủ tục tương ứng.

Xác định đúng cấp độ của thay đổi

Theo khoản 2, 3 và 4 Điều 28 Luật Xây dựng năm 2025, căn cứ điều chỉnh được phân biệt giữa dự án đầu tư công, dự án đầu tư theo phương thức đối tác công tư (PPP) và dự án đầu tư kinh doanh. Dự án đầu tư công có các trường hợp điều chỉnh luật định; dự án PPP thực hiện theo pháp luật về PPP; việc điều chỉnh dự án đầu tư kinh doanh do người quyết định đầu tư quyết định. Vì vậy, bộ phận pháp chế nên ghi nhận hình thức đầu tư ngay trong phần xác định căn cứ, trước khi lựa chọn quy trình xử lý.

Thay đổi thiết kế cần được phân loại theo nội dung thực tế. Điều 31 Luật Xây dựng quy định cả trường hợp điều chỉnh thiết kế do điều chỉnh dự án và trường hợp điều chỉnh trong quá trình thi công để bảo đảm chất lượng, hiệu quả, yêu cầu sử dụng. Do đó, một yêu cầu sửa bản vẽ chưa đủ để kết luận dự án phải được điều chỉnh.

Chủ đầu tư nên giao đơn vị quản lý dự án lập bảng đối chiếu giữa nội dung đã duyệt và nội dung đề xuất, bao gồm mục tiêu, quy mô, địa điểm, tổng mức đầu tư, thời gian thực hiện và giải pháp thiết kế chịu tác động. Mỗi chênh lệch cần dẫn đến tài liệu gốc và kết luận xử lý tương ứng: trình điều chỉnh dự án, xử lý ở bước thiết kế hoặc thực hiện công việc thuộc phạm vi đã được phê duyệt.

Chứng minh căn cứ bằng dữ liệu của dự án

Đối với dự án đầu tư công, khoản 2 Điều 28 gắn từng trường hợp điều chỉnh với điều kiện xác định. Chẳng hạn, khi viện dẫn yếu tố mang lại hiệu quả cao hơn, chủ đầu tư phải chứng minh hiệu quả tài chính, kinh tế, xã hội do điều chỉnh mang lại. Khi viện dẫn chỉ số giá, căn cứ luật định gắn với việc chỉ số giá trong thời gian thực hiện cao hơn chỉ số dùng để tính dự phòng trượt giá trong tổng mức đầu tư đã được cấp có thẩm quyền quyết định và dẫn đến tăng tổng mức đầu tư.

Từ yêu cầu đó, báo cáo đề xuất nên tách rõ sự kiện, chứng cứ và tác động. Quyết định điều chỉnh quy hoạch chứng minh sự thay đổi của quy hoạch; phần phân tích của chủ đầu tư phải giải thích sự thay đổi ấy tác động đến dự án như thế nào. Nhận định về hiệu quả cao hơn cần đi cùng phương án so sánh, dữ liệu đầu vào và cơ sở tính toán.

Đơn vị lập đề xuất cũng nên ghi rõ phần công việc đã thực hiện, nghĩa vụ đã phát sinh và chi phí của từng phương án. Cách trình bày này giúp người quyết định đầu tư đánh giá hệ quả của việc tiếp tục, thay đổi hoặc cắt giảm một phần dự án, đồng thời nhận diện dữ liệu còn thiếu trước khi quyết định.

Phân định thẩm quyền và phạm vi thẩm định

Điểm d khoản 1 và khoản 2 Điều 39 Luật Xây dựng quy định quyền điều chỉnh dự án của người quyết định đầu tư gắn với Điều 28, cùng trách nhiệm tổ chức thẩm định, bảo đảm nguồn vốn và chịu trách nhiệm về quyết định. Hồ sơ quản trị vì vậy nên lưu căn cứ xác định người có thẩm quyền, văn bản phân cấp hoặc ủy quyền nếu có, phạm vi được giao và thời điểm còn hiệu lực.

Bộ phận pháp chế cần phân biệt việc thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi điều chỉnh của cơ quan chuyên môn về xây dựng với việc phê duyệt dự án điều chỉnh. Khoản 2 Điều 40 Nghị định 217/2026/NĐ-CP xác định những trường hợp cơ quan này thực hiện thẩm định, kèm các ngoại lệ theo từng nội dung. Chẳng hạn, trường hợp tăng tổng mức đầu tư tại điểm d áp dụng cho dự án đầu tư công, PPP và loại trừ việc tăng do thay đổi chi phí đền bù, hỗ trợ, tái định cư hoặc do chỉ số giá xây dựng theo điểm đ khoản 2 Điều 28 của Luật. Ngoại lệ tại điểm d không loại trừ việc thẩm định nếu điều chỉnh đồng thời thuộc trường hợp tại điểm a, b hoặc c. Vì vậy, bộ phận pháp chế phải xác định toàn bộ nội dung điều chỉnh, thay vì chỉ xét số tiền tăng thêm.

Theo khoản 4 Điều 40, cơ quan chuyên môn thẩm định các nội dung điều chỉnh theo tờ trình; việc phê duyệt có thể đối với nội dung điều chỉnh hoặc toàn bộ dự án theo quyết định của chủ thể có thẩm quyền. Vì vậy, tờ trình, kết quả thẩm định và dự thảo quyết định cần thống nhất phạm vi. Một nội dung xuất hiện trong bản vẽ mới nhưng chưa được thể hiện trong đề xuất dễ tạo khoảng trống giữa tài liệu kỹ thuật và quyết định phê duyệt.

Tổ chức hồ sơ thành chuỗi có thể truy xuất

Khoản 3 Điều 40 Nghị định 217/2026/NĐ-CP dẫn chiếu hồ sơ trình thẩm định đến Điều 35 và yêu cầu làm rõ lý do, mục tiêu điều chỉnh, điều kiện điều chỉnh đối với dự án đầu tư công, PPP; đồng thời có báo cáo về quá trình thực hiện, tình hình thi công đến thời điểm đề xuất. Trên cơ sở đó, chủ đầu tư có thể tổ chức hồ sơ quản trị thành bốn nhóm:

• Nhóm căn cứ gốc gồm quyết định phê duyệt, hồ sơ liên quan và các lần điều chỉnh trước, được nhận diện bằng số, ngày và phiên bản.
• Nhóm chứng minh gồm báo cáo hiện trạng, tài liệu về sự kiện phát sinh, bảng đối chiếu và phân tích tác động.
• Nhóm xử lý gồm tờ trình, ý kiến chuyên môn, kết quả thẩm định, giải trình tiếp thu và quyết định điều chỉnh.
• Nhóm triển khai gồm danh sách tài liệu phải cập nhật, người phụ trách, điều kiện thực hiện và xác nhận hoàn thành.

Mỗi ý kiến thẩm định nên được nối với một nội dung tiếp thu hoặc giải trình có người chịu trách nhiệm. Đối với vấn đề chưa được xử lý, hồ sơ trình ký cần chỉ rõ ảnh hưởng đến khả năng phê duyệt thay vì để người ký tự tìm giữa nhiều phiên bản tài liệu.

Kiểm soát việc triển khai sau quyết định

Sau khi có quyết định điều chỉnh, đơn vị quản lý dự án nên lập danh sách công việc tiếp theo theo từng đầu mối. Danh sách này phân biệt tài liệu đã có hiệu lực, tài liệu đang chờ phê duyệt và công việc chỉ được triển khai sau khi hoàn thành điều kiện tương ứng. Cách quản lý đó hạn chế việc dùng một quyết định điều chỉnh để thay cho những thủ tục có đối tượng và thẩm quyền khác nhau.

Nếu điều chỉnh kéo theo sửa đổi hợp đồng, khoản 1 Điều 84 Luật Xây dựng yêu cầu việc sửa đổi được thực hiện trong thời gian hợp đồng có hiệu lực và bằng văn bản. Theo khoản 7 Điều 95, hợp đồng đã ký trước ngày 01/7/2026 tiếp tục thực hiện theo Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 và được áp dụng Luật mới khi xảy ra sự kiện bất khả kháng hoặc hoàn cảnh thay đổi cơ bản. Hồ sơ quản trị cần nối quyết định dự án với văn bản hợp đồng liên quan, nhưng vẫn xác định độc lập căn cứ và thẩm quyền của từng việc.

Các yêu cầu về điều chỉnh giấy phép khi thay đổi thiết kế và quản trị hợp đồng từ giao kết đến quyết toán có phạm vi hồ sơ riêng. Trong hồ sơ quyết định dự án, chủ đầu tư nên ghi nhận kết quả xử lý hoặc trạng thái đang chờ của các công việc này để kiểm soát điều kiện triển khai.

Giữ lịch sử quyết định và mốc chuyển tiếp

Theo khoản 1 Điều 95 Luật Xây dựng, dự án, thiết kế đã phê duyệt trước ngày 01/7/2026 không phải phê duyệt lại; các hoạt động tiếp theo chưa thực hiện áp dụng Luật mới. Hồ sơ cần thể hiện rõ ngày phê duyệt trước đó và hoạt động điều chỉnh đang tiến hành, tránh đồng nhất việc tiếp tục một dự án cũ với việc áp dụng nguyên trạng quy trình cũ. Thông tin về cơ quan đã thẩm định và địa bàn dự án cũng cần được giữ lại để xác định thẩm quyền chuyển tiếp theo khoản 7, 8 và 9 Điều 76 Nghị định 217.

Điều 42 Luật Xây dựng đặt trách nhiệm lưu hồ sơ thẩm định, văn bản cơ quan có thẩm quyền gửi đến và hồ sơ hoàn thành công trình cho chủ đầu tư; nhà thầu lưu hồ sơ công việc mình thực hiện. Để phục vụ truy xuất, chủ đầu tư nên giữ cả phiên bản bị thay thế, ghi rõ phạm vi thay thế và liên kết với quyết định mới. Chuỗi hồ sơ đó giúp xác định một công việc đã được thực hiện theo căn cứ nào, ai quyết định và trách nhiệm được chuyển giao ra sao.