Tư vấn quản lý hợp đồng có quyền quyết định đến đâu?

Cập nhật pháp luật đến ngày 06/10/2026, giờ Việt Nam.

Tư vấn xác nhận khối lượng, chấp thuận một phương án kỹ thuật hay phát hành chỉ dẫn có thể tạo ra những hệ quả rất khác nhau. Quyền kiểm tra công việc không tự bao gồm quyền tăng giá, gia hạn thời gian hoặc sửa phạm vi hợp đồng. Ngược lại, bên giao thầu cũng không thể luôn từ chối trách nhiệm chỉ bằng lý do tư vấn đã vượt quyền: pháp luật dân sự còn quy định các trường hợp giao dịch vẫn ràng buộc người được đại diện.

Điểm cần xác định là tư vấn đang thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình hay nhân danh bên giao thầu xác lập, thực hiện một giao dịch; nếu có đại diện, họ được quyết định việc gì và trong giới hạn nào. Tên chức danh, con dấu của đơn vị tư vấn hoặc việc người đó thường xuyên dự họp công trường chưa đủ để trả lời câu hỏi này.

Quyền của tư vấn phải được xác định và thông báo rõ

Khoản 3 Điều 4 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định: khi có thỏa thuận về người đại diện quản lý thực hiện hợp đồng, các bên cử và thông báo cho nhau người đại diện cùng phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn. Khoản 2 Điều 14 yêu cầu thông báo bằng văn bản về quyền và trách nhiệm của người đại diện, bao gồm tư vấn quản lý hợp đồng; khi đổi người đại diện cũng phải thông báo bằng văn bản. Khoản 3 Điều 4; khoản 2 Điều 14.

Vì vậy, hợp đồng tư vấn cần thống nhất với hợp đồng xây dựng được quản lý và văn bản phân quyền gửi nhà thầu. Nếu hợp đồng tư vấn giao nhiệm vụ đề xuất giá trị thanh toán, thông báo không nên viết thành quyền quyết định cuối cùng về mọi khoản thanh toán. Nếu tư vấn chỉ được ban hành chỉ dẫn sau khi bên giao thầu chấp thuận, cơ chế này phải chỉ rõ nội dung nào cần chấp thuận và cách nhà thầu nhận được quyết định.

Khoản 1 Điều 141 Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13 giới hạn việc đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, điều lệ pháp nhân, nội dung ủy quyền hoặc quy định pháp luật. Khoản 4 yêu cầu người đại diện thông báo phạm vi đại diện cho bên giao dịch. Quyền thực hiện mọi giao dịch vì lợi ích của người được đại diện khi không xác định cụ thể được phạm vi tại khoản 2 chỉ áp dụng cho người đại diện theo pháp luật; không mặc nhiên áp dụng cho tư vấn được thuê. Bộ luật Dân sự, Điều 141.

Tách xác nhận kỹ thuật khỏi quyết định về giá và thời gian

Văn bản phân quyền nên mô tả từng loại quyết định. Tư vấn có thể được giao kiểm tra hồ sơ, xác nhận số liệu tại hiện trường, yêu cầu sửa công việc không đạt, đánh giá đề nghị phát sinh hoặc đề xuất gia hạn. Mỗi việc phải nêu rõ tư vấn được tự quyết hay chỉ lập ý kiến để bên giao thầu quyết định, có giới hạn giá trị hoặc thời gian hay không và áp dụng cho phần việc nào.

Xác nhận một khối lượng đã thi công trước hết ghi nhận công việc và số lượng được kiểm tra. Khoản tiền phải trả còn phụ thuộc phạm vi, hình thức giá, điều kiện nghiệm thu và thanh toán của hợp đồng. Tương tự, xác nhận một thiết bị đáp ứng yêu cầu kỹ thuật chưa đương nhiên là chấp nhận trả chênh lệch giá; ghi nhận tiến độ bị ảnh hưởng chưa đương nhiên là gia hạn mốc hoàn thành. Hợp đồng có thể giao cho tư vấn quyền quyết định những nội dung này, nhưng phải thể hiện đúng quyền đã giao.

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 210 yêu cầu các bên thỏa thuận căn cứ, quy trình, thời điểm, thành phần và hồ sơ nghiệm thu; quy định về người ký phải tuân thủ pháp luật. Một chữ ký cũng có trách nhiệm riêng: khoản 3 Điều 57 Luật Xây dựng 135/2025/QH15 quy định tổ chức, cá nhân tham gia nghiệm thu chịu trách nhiệm về sản phẩm do mình xác nhận. Thiếu quyền sửa giá không làm mất trách nhiệm đối với việc xác nhận chất lượng hoặc khối lượng sai. Nghị định 210, khoản 2 Điều 9; Luật Xây dựng, khoản 3 Điều 57.

Điều 84 Luật Xây dựng yêu cầu sửa đổi hợp đồng trong thời gian hợp đồng có hiệu lực và bằng văn bản. Tuy nhiên, thực hiện một cơ chế điều chỉnh giá đã thỏa thuận sẵn cần được phân biệt với việc đặt ra thỏa thuận mới. Riêng đầu tư công, PPP, điểm g khoản 2 Điều 24 Nghị định 210 quy định việc quản lý, thanh toán giá trị điều chỉnh giá đã được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng không yêu cầu ký văn bản sửa đổi. Dù thuộc trường hợp này, người xác nhận và phê duyệt vẫn phải làm đúng nhiệm vụ, thẩm quyền. Luật Xây dựng, khoản 1 Điều 84; Nghị định 210, điểm g khoản 2 Điều 24.

Khi nào giao dịch vượt quyền vẫn ràng buộc bên giao thầu?

Cần phân biệt hai tình huống. Điều 142 Bộ luật Dân sự xử lý giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện. Điều 143 xử lý giao dịch do người đã có quyền đại diện thực hiện nhưng vượt phạm vi; nguyên tắc không ràng buộc người được đại diện chỉ đặt ra đối với phần vượt quá đó. Các quy định này được áp dụng khi hành vi của tư vấn là hành vi đại diện trong giao dịch, không phải cứ có sai sót trong báo cáo chuyên môn là thành giao dịch vượt quyền. Bộ luật Dân sự, Điều 142; Điều 142 và Điều 143.

Khoản 1 Điều 143 giữ ba trường hợp phần vượt quá phạm vi vẫn làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện: người được đại diện đồng ý; biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; hoặc có lỗi làm cho bên giao dịch không biết hoặc không thể biết việc vượt phạm vi. Điều 142 có ba trường hợp tương ứng đối với người không có quyền đại diện, trong đó trường hợp đầu là người được đại diện công nhận giao dịch. Bởi vậy, nói “vượt quyền thì không có giá trị” hoặc chỉ nêu trường hợp được phê chuẩn đều chưa đầy đủ. Khoản 1 Điều 142; khoản 1 Điều 143.

Ngoại lệ về việc biết mà không phản đối cần có căn cứ chứng minh bên giao thầu đã biết giao dịch cụ thể và đã có một thời hạn hợp lý để phản đối. Việc gửi một email rồi không nhận được hồi âm chưa tự chứng minh đầy đủ những điều kiện này. Ngược lại, nếu bên giao thầu đã biết tư vấn nhân danh mình cam kết một khoản phát sinh nhưng vẫn để giao dịch tiếp tục mà không phản đối, không thể bỏ qua ngoại lệ chỉ vì văn bản ủy quyền ban đầu có giới hạn.

Ngoại lệ do lỗi của bên giao thầu cũng cần gắn với hành vi cụ thể và việc nhà thầu không biết hoặc không thể biết tình trạng không có quyền, vượt quyền. Chẳng hạn, nội dung thông báo quyền hạn do bên giao thầu phát hành có thể là chứng cứ cần xem xét. Tư vấn tự tuyên bố mình có toàn quyền, trong khi bên giao thầu chưa có hành vi liên quan, chưa đủ để quy lỗi cho bên giao thầu.

Trách nhiệm của tư vấn và quyền của nhà thầu có điều kiện riêng

Nếu giao dịch không ràng buộc bên giao thầu, khoản 2 Điều 142 quy định người không có quyền đại diện phải thực hiện nghĩa vụ với bên đã giao dịch, trừ khi bên này biết hoặc phải biết việc không có quyền mà vẫn giao dịch. Khoản 2 Điều 143 đặt trách nhiệm tương ứng lên người đại diện đối với phần vượt quyền, trừ khi bên giao dịch biết hoặc phải biết mà vẫn giao dịch. Đây không phải cơ chế tự động buộc công ty tư vấn trả thay mọi khoản nhà thầu yêu cầu; trước hết phải xác định ai là người đã nhân danh ai và nghĩa vụ nào thuộc giao dịch đó. Khoản 2 Điều 142; khoản 2 Điều 143.

Theo khoản 3 Điều 142, bên giao dịch có quyền đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch và yêu cầu bồi thường, trừ trường hợp biết hoặc phải biết việc không có quyền mà vẫn giao dịch, hoặc trường hợp người được đại diện đã công nhận theo điểm a khoản 1. Khoản 3 Điều 143 cho phép chấm dứt hoặc hủy bỏ phần vượt quá phạm vi hoặc toàn bộ giao dịch và yêu cầu bồi thường, với các ngoại lệ tương ứng về việc biết, phải biết hoặc sự đồng ý của người được đại diện. Không nên chuyển những điều kiện hạn chế quyền này thành kết luận rằng mọi giao dịch nhà thầu biết là vượt quyền đều không thể được bên giao thầu chấp nhận sau đó. Khoản 3 Điều 142 và khoản 3 Điều 143.

Nếu người không có quyền đại diện và người đã giao dịch cùng cố ý xác lập, thực hiện giao dịch gây thiệt hại cho người được đại diện, khoản 4 Điều 142 buộc họ liên đới bồi thường. Khoản 4 Điều 143 quy định trách nhiệm tương ứng khi người đại diện và người giao dịch với họ cùng cố ý xác lập, thực hiện giao dịch vượt phạm vi đại diện gây thiệt hại cho người được đại diện. Việc xử lý quyền đại diện phải đồng thời giữ nguyên trách nhiệm chuyên môn và trách nhiệm theo hợp đồng tư vấn đối với công việc tư vấn thực sự đã nhận. Khoản 4 Điều 142 và khoản 4 Điều 143.

Giới hạn sửa hợp đồng không xóa nhiệm vụ giám sát và an toàn

Tư vấn quản lý hợp đồng không tự đồng nghĩa với nhà thầu giám sát thi công. Nếu tư vấn đồng thời đảm nhận giám sát, Điều 63 Luật Xây dựng áp dụng các quyền, nghĩa vụ của vai trò đó: yêu cầu thi công đúng thiết kế và hợp đồng; tạm dừng thi công khi phát hiện nguy cơ mất an toàn hoặc thi công sai thiết kế, đồng thời thông báo kịp thời cho chủ đầu tư; từ chối nghiệm thu công trình không đạt yêu cầu chất lượng, quy chuẩn, tiêu chuẩn hoặc thiết kế. Luật Xây dựng, điểm b, d khoản 1 và khoản 2 Điều 63.

Vì vậy, việc tư vấn không được tăng giá hợp đồng không phải lý do để nhà thầu bỏ qua một yêu cầu hợp pháp về chất lượng, an toàn trong phạm vi giám sát. Đồng thời, yêu cầu dừng công việc nguy hiểm không tự trở thành quyết định gia hạn hay chấp nhận mọi chi phí chờ đợi. Hậu quả về thời gian và tiền phải được giải quyết theo nguyên nhân, thỏa thuận và người có quyền quyết định.

Xử lý một chỉ dẫn có dấu hiệu vượt quyền

Nhà thầu nên gửi văn bản cho đúng địa chỉ giao dịch đã thỏa thuận, nêu số hiệu chỉ dẫn, người phát hành, nội dung cần xác nhận và giới hạn quyền đang có. Đề nghị phải tách vấn đề kỹ thuật khỏi đề nghị thay đổi giá, thời gian; kèm ảnh hưởng dự kiến, thời điểm cần quyết định và công việc có thể tiếp tục. Bên giao thầu cần trả lời rõ nội dung được chấp thuận, nội dung không chấp thuận và người tiếp tục xử lý, thay vì chỉ chuyển lại hồ sơ cho chính người đang bị nghi vượt quyền.

Khoản 4 Điều 4 Nghị định 210 yêu cầu kiến nghị, đề xuất, yêu cầu và ý kiến trong quản lý hợp đồng được thể hiện bằng văn bản; thông điệp dữ liệu phải đáp ứng pháp luật về giao dịch điện tử. Kiến nghị, đề xuất, yêu cầu phải gửi đúng địa chỉ đã thỏa thuận. Riêng đầu tư công, PPP, thời hạn trả lời theo hợp đồng không được quá 7 ngày làm việc kể từ khi nhận; không chấp thuận phải nêu lý do. Hết thời hạn này không tự tạo ra sự chấp thuận giá hoặc thời gian. Ngoại lệ về việc biết mà không phản đối theo Bộ luật Dân sự vẫn phải được đánh giá bằng những điều kiện riêng đã nêu. Nghị định 210, khoản 4 Điều 4.

Với khối lượng, công việc phát sinh hợp lý, khoản 3 Điều 23 Nghị định 210 yêu cầu các bên thống nhất đơn giá hoặc nguyên tắc, phương pháp xác định, điều chỉnh đơn giá làm cơ sở sửa đổi hợp đồng trước khi thực hiện. Văn bản của người có quyền cần nêu rõ phạm vi được làm và cơ chế định giá; không nên để xác nhận kỹ thuật trở thành căn cứ duy nhất cho một khoản phát sinh. Yêu cầu này không cho phép trì hoãn biện pháp bảo đảm an toàn khi pháp luật buộc phải xử lý ngay. Nghị định 210, khoản 3 Điều 23; Luật Xây dựng, khoản 1 Điều 55.

Ví dụ giả định về thay thiết bị

Giả sử hợp đồng giao tư vấn kiểm tra tính phù hợp kỹ thuật của thiết bị, còn thay đổi giá và mốc hoàn thành phải do đại diện bên giao thầu được chỉ định chấp thuận. Tư vấn ghi “đồng ý sử dụng” vào hồ sơ thiết bị thay thế đắt hơn. Chữ ký này có thể xác nhận tính phù hợp kỹ thuật theo nhiệm vụ được giao; chưa đủ để kết luận bên giao thầu đã chấp nhận khoản chênh lệch.

Nếu tư vấn còn cam kết bên giao thầu sẽ trả thêm, phải xác định phạm vi đại diện và xem các ngoại lệ tại Điều 143. Trường hợp bên giao thầu sau đó đồng ý với giao dịch, hoặc đã biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, kết quả có thể khác trường hợp họ kịp thời bác bỏ cam kết. Nhà thầu cần lưu hồ sơ thiết bị, chỉ dẫn, thông báo phân quyền, đề nghị giá và phản hồi của bên giao thầu; không chỉ giữ trang có chữ ký kỹ thuật.

Giới hạn với đầu tư công, PPP và hợp đồng đã ký trước ngày 1/7/2026

Nghị định 210 áp dụng cho các bên giao kết và quản lý hợp đồng xây dựng theo Điều 2; các hạn chế dành riêng cho đầu tư công, PPP phải được giữ đúng phạm vi. Đối với các dự án này, nếu sửa hợp đồng dẫn đến điều chỉnh dự án, thiết kế, nhiệm vụ hoặc chi phí đầu tư xây dựng, bên giao thầu phải tổ chức điều chỉnh nội dung liên quan đúng quy định trước khi ký văn bản sửa đổi. Gia hạn hợp đồng vượt thời gian dự án còn cần báo cáo người quyết định đầu tư xem xét, quyết định điều chỉnh thời gian dự án trước khi các bên thỏa thuận. Việc công nhận một hành vi đại diện không thay thế những thủ tục và thẩm quyền bắt buộc đó. Điều 2; điểm d khoản 4 Điều 22; khoản 2 Điều 25; Luật Xây dựng, khoản 3 Điều 84.

Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng duy trì việc thực hiện hợp đồng ký trước ngày 1/7/2026 theo Luật Xây dựng 50/2014/QH13 đã được sửa đổi, bổ sung, và cho phép áp dụng Luật mới khi xảy ra bất khả kháng hoặc hoàn cảnh thay đổi cơ bản. Điểm d khoản 1 Điều 33 Nghị định 210 tiếp tục chế độ trước đó đối với hợp đồng đầu tư công, PPP đã giao kết, đang thực hiện, trừ ngoại lệ của Luật. Với hợp đồng thuộc dự án khác đã giao kết, đang thực hiện, khoản 2 cho phép các bên thỏa thuận áp dụng Nghị định mới phù hợp pháp luật; nếu không thỏa thuận được thì áp dụng pháp luật tại thời điểm giao kết. Ngày tư vấn phát hành một chỉ dẫn mới không tự chuyển toàn bộ hợp đồng cũ sang chế độ mới. Luật Xây dựng, khoản 7 Điều 95; Nghị định 210, Điều 33.

Khi soạn thảo hợp đồng xây dựng, phần phân quyền nên nêu được người quyết định từng việc, giới hạn của quyết định, hình thức thông báo và cách trình nội dung vượt giới hạn. Trong quá trình thực hiện, mỗi lần thay người hoặc thay phạm vi quyền phải đi cùng thông báo và chứng cứ giao nhận. Hồ sơ này giúp các bên hiểu đúng giá trị của một xác nhận trước khi công việc, chi phí và trách nhiệm tiếp tục phát sinh.