Hồ sơ hợp đồng trên CDE: phiên bản có giá trị ràng buộc

Cập nhật: 2026-10-02

Phiên bản tài liệu ràng buộc các bên là phiên bản thuộc hồ sơ hợp đồng đã được giao kết hoặc được thay thế theo cơ chế hợp đồng có hiệu lực. Việc tải một tệp mới lên môi trường dữ liệu chung (CDE) hay ghi đè tệp cũ không tự tạo ra thỏa thuận thay đổi nghĩa vụ. Bản chốt khi giao kết, chứng cứ chấp thuận và lịch sử sửa đổi hợp lệ xác định nội dung phải thực hiện.

Phiên bản hợp đồng được xác định bằng nội dung đã chấp thuận

CDE là môi trường dùng chung để lưu trữ, trao đổi và quản lý dữ liệu của dự án. Trong cùng hệ thống có thể tồn tại bản dự thảo, bản dùng để phối hợp thiết kế, bản được phép thi công và tài liệu thuộc hồ sơ hợp đồng. Trạng thái hiển thị trên phần mềm có ý nghĩa theo quy trình mà các bên đã thỏa thuận; mỗi trạng thái phải gắn với mục đích sử dụng và người có quyền chấp thuận tương ứng.

Khoản 5 Điều 82 Luật Xây dựng 135/2025/QH15 xác định hồ sơ hợp đồng gồm hợp đồng, phụ lục và tài liệu kèm theo. Các bên thỏa thuận thứ tự ưu tiên áp dụng; khi không có thỏa thuận, thứ tự tại khoản này được áp dụng. Ngày tải lên hoặc số phiên bản lớn hơn không phải là thứ tự ưu tiên pháp lý do Luật quy định. Khoản 5 Điều 82 Luật Xây dựng.

Đối với một bản vẽ lưu trên CDE, danh mục hồ sơ hợp đồng xác định bản vẽ nào đã được đưa vào cam kết; mã tài liệu, lần sửa đổi, ngày phát hành và bản lưu xác định nội dung cụ thể của bản vẽ ấy. Nếu hợp đồng dẫn chiếu đến một bộ tài liệu điện tử, chứng cứ giao kết phải gắn được sự chấp thuận của các bên với đúng nội dung bộ tài liệu. Một đường dẫn có nội dung thay đổi theo thời gian chỉ cho biết vị trí truy cập hiện tại, nên riêng đường dẫn đó chưa chứng minh được nội dung đã chấp thuận trước đây.

Giá trị như văn bản, bản gốc và chứng cứ là ba vấn đề riêng

Khoản 4 và khoản 8 Điều 4 Nghị định 210/2026/NĐ-CP công nhận việc sử dụng thông điệp dữ liệu trong quản lý thực hiện hợp đồng và yêu cầu giao kết, quản lý hợp đồng điện tử tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử. Do đó, hồ sơ điện tử có thể thực hiện chức năng pháp lý của hồ sơ bằng văn bản khi đáp ứng các điều kiện tương ứng. Khoản 4 Điều 4, Khoản 8 Điều 4 Nghị định 210.

Điều 9 Luật Giao dịch điện tử quy định thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu thể hiện bằng văn bản nếu thông tin có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu. Điều 10 đặt thêm điều kiện để thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc: thông tin được bảo đảm toàn vẹn từ khi khởi tạo lần đầu dưới dạng hoàn chỉnh, đồng thời có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh. Những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị được loại trừ khi xác định tính toàn vẹn. Các Điều 9–10 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Điều 11 xác định giá trị chứng cứ theo độ tin cậy của cách khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; cách duy trì tính toàn vẹn; cách xác định người khởi tạo, gửi, nhận và những yếu tố phù hợp khác. Vì vậy, việc mất lịch sử phiên bản làm suy giảm khả năng chứng minh nội dung và nguồn gốc tài liệu. Hệ quả này không đồng nghĩa mọi dữ liệu còn lại đều mất giá trị: bản lưu của bên nhận, tệp đính kèm thư điện tử và hồ sơ ký vẫn được đánh giá theo các tiêu chí của Điều 11. Điều 11 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Nhật ký tải lên và thông báo đã nhận chưa xác lập sự đồng ý

Theo các Điều 16–17 Luật Giao dịch điện tử, việc nhận thông điệp dữ liệu và thời điểm nhận được xác định theo thỏa thuận; khi không có thỏa thuận khác thì áp dụng các quy tắc của Luật về hệ thống tiếp nhận và khả năng truy cập. Đây là căn cứ xác định việc giao nhận. Sự chấp nhận giao kết là nội dung riêng, được thực hiện qua thông điệp dữ liệu theo khoản 2 Điều 35, trừ khi các bên thỏa thuận khác. Một thông báo tự động “đã nhận” vì thế không mặc nhiên thể hiện sự đồng ý sửa đổi phạm vi hoặc giá hợp đồng. Các Điều 16–17, Điều 35 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Các kiến nghị, đề xuất và yêu cầu trong quản lý hợp đồng phải được gửi đến đúng địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ trao đổi thông tin đã thỏa thuận theo điểm c khoản 4 Điều 4 Nghị định 210. Khi CDE được lựa chọn làm kênh trao đổi, cấu hình thông báo và nơi tiếp nhận trên hệ thống phải thực hiện đúng thỏa thuận đó. Việc lưu tệp trong một thư mục mà bên kia chưa được cấp quyền truy cập không tự chứng minh yêu cầu đã được giao nhận hợp lệ. Khoản 4 Điều 4 Nghị định 210.

Phiên bản mới thay đổi nghĩa vụ theo cơ chế sửa đổi hợp đồng

Khoản 1 Điều 84 Luật Xây dựng yêu cầu sửa đổi hợp đồng bằng văn bản trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực. Một thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu văn bản có thể ghi nhận sửa đổi; nội dung chấp thuận, quyền đại diện và thủ tục sửa đổi vẫn phải đáp ứng pháp luật và hợp đồng. Đối với dự án đầu tư công, PPP, khoản 3 Điều 84 và khoản 4 Điều 22 Nghị định 210 còn quy định các yêu cầu bổ sung về nội dung, thẩm quyền và trình tự sửa đổi. Điều 84 Luật Xây dựng, Điều 22 Nghị định 210.

Quyền quản trị CDE cho phép thực hiện các thao tác kỹ thuật theo phân quyền; riêng quyền cam kết thay doanh nghiệp được xác định theo pháp luật về đại diện và nội dung ủy quyền. Các Điều 142–143 Bộ luật Dân sự còn ghi nhận việc công nhận hoặc đồng ý với giao dịch, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý và trường hợp có lỗi khiến bên giao dịch không biết hoặc không thể biết việc thiếu quyền hay vượt quyền. Bởi vậy, việc đánh giá một chấp thuận trên CDE bao gồm cả quyền đại diện ban đầu và các căn cứ pháp lý công nhận giao dịch sau đó. Các Điều 141–143 Bộ luật Dân sự.

Điều 23 Luật Giao dịch điện tử công nhận chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký của cá nhân trong văn bản giấy. Giá trị này xác lập cơ sở pháp lý của chữ ký; phạm vi quyền đại diện của người ký vẫn được xác định độc lập. Quy trình phê duyệt vì thế phải ghi rõ người ký chấp thuận vấn đề kỹ thuật, cho phép triển khai công việc hay thỏa thuận thay đổi nghĩa vụ hợp đồng. Điều 23 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Bảo toàn phiên bản bằng bản lưu, nhật ký và chứng cứ chấp thuận

Điều 13 Luật Giao dịch điện tử cho phép lưu trữ hồ sơ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi thông tin còn truy cập, sử dụng được; được lưu đúng khuôn dạng hoặc khuôn dạng thể hiện chính xác; và cho phép xác định nguồn gốc, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận. Nội dung và thời hạn lưu trữ tuân theo pháp luật về lưu trữ cùng các quy định liên quan. Điều 13 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Để thực hiện các yêu cầu đó, quy chế CDE của dự án có thể thiết lập cơ chế lưu giữ phiên bản như sau:

• Bản chốt khi giao kết: lưu trọn bộ tài liệu được dẫn chiếu cùng danh mục phiên bản, hợp đồng đã ký và chứng cứ gửi, nhận, chấp thuận.
• Lịch sử không bị ghi đè: mỗi lần phát hành tạo một phiên bản riêng; bản trước được bảo toàn cùng tài khoản thao tác, thời điểm và nội dung thay đổi.
• Chấp thuận gắn với đúng nội dung: hồ sơ phê duyệt ghi mã và phiên bản tài liệu, nội dung quyết định, người quyết định, phạm vi quyền hạn và ngày áp dụng.
• Quyền truy xuất và sao lưu: mỗi bên được nhận bản xuất đầy đủ trong phạm vi quyền của mình; dữ liệu và lịch sử được sao lưu để phục hồi khi hệ thống gặp sự cố hoặc dịch vụ kết thúc.

Đây là các biện pháp tổ chức lưu trữ và chứng minh, có thể được đưa vào thỏa thuận kỹ thuật theo khoản 2 Điều 36 Luật Giao dịch điện tử. Các điều luật nêu trên đặt ra yêu cầu pháp lý đối với dữ liệu; các quy định này không bắt buộc mọi dự án sử dụng một phần mềm, thuật toán băm hoặc dịch vụ dấu thời gian cụ thể. Điều 36 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Mã băm hỗ trợ phát hiện thay đổi của tệp kể từ khi mã được tạo, nhưng mã băm tự nó không xác định ai đã chấp thuận nội dung. Dấu thời gian thể hiện dữ liệu đã tồn tại tại một thời điểm; dấu đó cũng không tự chứng minh thẩm quyền hoặc sự đồng ý giao kết. Vì vậy, mã băm và dấu thời gian phát huy giá trị khi được lưu cùng tài liệu và chứng cứ chấp thuận có nguồn gốc đáng tin cậy. Chức năng mã băm theo NIST FIPS 180-4, Khoản 15 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Xử lý tài liệu đã bị ghi đè

Đối với tệp bị ghi đè, việc bảo toàn chứng cứ bắt đầu bằng lưu giữ bản hiện tại, lịch sử thao tác còn lại và bản sao lưu của hệ thống. Bản từng được gửi cho các bên, hồ sơ ký điện tử và tệp đính kèm thư phát hành giúp khôi phục nội dung tại từng mốc. Bản được phục hồi phải được ghi đúng nguồn và thời điểm phục hồi; việc tạo lại tệp rồi gán ngày cũ không chứng minh được lịch sử giao kết.

Ví dụ giả định: danh mục tài liệu ký cùng hợp đồng xác định bản vẽ D-12, phiên bản R02. Sau đó quản trị viên tải R03 thay cho R02 tại cùng đường dẫn. Nếu thao tác này chỉ cập nhật dữ liệu, chưa có chỉ dẫn hoặc thỏa thuận hợp lệ làm thay đổi nghĩa vụ theo hợp đồng, R02 tiếp tục là phiên bản thuộc hồ sơ đã giao kết. Nếu R03 được phát hành và chấp thuận đúng cơ chế hợp đồng, nội dung thay thế và thời điểm áp dụng được xác định theo văn bản chấp thuận đó. Nhật ký tải lên giúp chứng minh diễn biến; căn cứ ràng buộc nằm ở hồ sơ giao kết và chấp thuận hợp lệ.

Hợp đồng cũ tiếp tục tuân thủ quy định chuyển tiếp

Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024. Theo khoản 1 Điều 53, giao dịch điện tử được xác lập trước ngày này và chưa thực hiện xong vào thời điểm Luật có hiệu lực tiếp tục được thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử 51/2005/QH11 và văn bản quy định chi tiết, trừ khi các bên thỏa thuận áp dụng Luật mới. Khoản 2 Điều 53 quy định chứng thư số đã cấp trước ngày 01/7/2024 và còn hiệu lực tại ngày đó tiếp tục theo chế độ cũ đến hết thời hạn của chứng thư, đồng thời có giá trị tương đương chứng thư chữ ký số theo Luật mới. Các Điều 52–53 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Các quy định về hợp đồng trong Luật Xây dựng 135/2025/QH15 và Nghị định 210 có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Theo khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng, hợp đồng ký trước ngày này tiếp tục thực hiện theo Luật Xây dựng 50/2014/QH13; Luật mới được áp dụng trong trường hợp bất khả kháng hoặc hoàn cảnh thay đổi cơ bản. Việc đưa hồ sơ cũ lên CDE không tự thay đổi pháp luật điều chỉnh hợp đồng. Điều 94, Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng.

Điều 33 Nghị định 210 quy định hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, PPP đã giao kết và đang thực hiện trước ngày 01/7/2026 tiếp tục theo quy định trước ngày Nghị định có hiệu lực, trừ ngoại lệ của khoản 7 Điều 95. Với hợp đồng thuộc dự án khác đã giao kết và đang thực hiện trước mốc này, các bên được thỏa thuận áp dụng Nghị định 210 phù hợp pháp luật; nếu không thỏa thuận được thì áp dụng pháp luật tại thời điểm giao kết. Việc lưu giữ hồ sơ gốc cùng các thỏa thuận tiếp theo bảo toàn căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ ở từng giai đoạn thực hiện. Điều 33 Nghị định 210.