Bảo toàn chứng cứ khi công trường phát sinh tranh chấp

Một chỉ đạo bằng lời nói yêu cầu tháo dỡ kết cấu có thể làm thay đổi hiện trạng trước khi các bên thống nhất trách nhiệm. Khi đó, ảnh chụp sau tháo dỡ hoặc lời kể lại khó thể hiện đầy đủ tình trạng ban đầu, người đưa ra yêu cầu và lý do thực hiện. Nhà thầu phải tổ chức ghi nhận sự kiện ngay tại công trường, đồng thời duy trì các biện pháp bảo đảm an toàn.

Giả định lúc 08 giờ 10 phút, tư vấn yêu cầu tháo dỡ một phần kết cấu; lúc 08 giờ 25 phút, cán bộ hiện trường ghi nhận tình trạng; đến 10 giờ, tư vấn phản hồi khác với cách nhà thầu hiểu chỉ đạo. Hồ sơ phải giữ cả yêu cầu ban đầu, hiện trạng, thời điểm thực hiện và phản hồi sau đó. Việc bảo toàn chứng cứ trong tình huống này nhằm giúp cơ quan giải quyết tranh chấp kiểm tra diễn biến bằng tài liệu có nguồn gốc xác định.

1. Sự kiện cần chứng minh và tài liệu cần thu thập

Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định nghĩa vụ chứng minh yêu cầu và phản đối của đương sự; Điều 93, Điều 94 quy định về chứng cứ và nguồn chứng cứ. Theo đó, người phụ trách công trường phải xác định sự kiện cần chứng minh trước khi lựa chọn tài liệu cần giữ. Lệnh thay đổi, hiện trạng trước tháo dỡ, nguyên nhân chậm việc và khối lượng hoàn thành là những nội dung đòi hỏi chứng cứ khác nhau. [1]

Trong tình huống trên, ảnh kết cấu ghi nhận phần hiện trạng nhìn thấy tại thời điểm chụp. Để chứng minh chỉ đạo tháo dỡ, doanh nghiệp còn phải lưu thông tin người yêu cầu, nội dung trao đổi, người chứng kiến và thư xác nhận. Đối với chi phí, hồ sơ phải thể hiện nhân lực, vật tư, thiết bị đã sử dụng và quan hệ giữa việc tháo dỡ với từng khoản chi. Người quản lý nên phân loại dữ liệu theo sự kiện cần chứng minh để xác định phần còn thiếu.

Ngay trong ngày, chỉ huy trưởng nên mở mã hồ sơ sự kiện và ghi nhận diễn biến theo tài liệu hiện có. Nếu tư vấn chỉ yêu cầu kiểm tra lại, người lập nhật ký phải ghi đúng nội dung đó, đồng thời tách riêng lời nói của tư vấn, quan sát trực tiếp và nhận định chuyên môn của mình. Cách ghi nhận này giúp người đọc xác định nguồn của từng thông tin và tránh nhầm một suy luận với lời thừa nhận của đối tác.

2. Ghi nhận hiện trạng trước khi tháo dỡ hoặc che khuất công việc

Nhóm hiện trường nên chụp toàn cảnh để xác định vị trí, sau đó ghi chi tiết hạng mục, kích thước, mốc đo và tình trạng vật liệu. Người tạo tệp ghi tên, thời gian, thiết bị và mô tả vị trí trong danh mục lưu trữ. Khi phát hiện đồng hồ thiết bị sai hoặc vị trí chưa xác định chính xác, người phụ trách giữ nguyên tệp nguồn, ghi chú sai lệch và đối chiếu dữ kiện khác để kiểm tra thời gian, địa điểm.

Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023 xác định điều kiện về tính toàn vẹn và khả năng truy cập để thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc. Điều 11 gắn giá trị chứng cứ với độ tin cậy của quá trình tạo lập, gửi nhận và lưu trữ. Vì vậy, doanh nghiệp nên giữ cả tệp gốc và bản làm việc; người xử lý phải ghi rõ trên bản có chú thích, khoanh vùng hoặc đo kích thước rằng đây là bản phục vụ phân tích. [2]

Trước khi công việc bị che khuất hoặc tháo bỏ, ban quản lý dự án mời các chủ thể liên quan kiểm tra theo hợp đồng và quy định quản lý chất lượng áp dụng. Biên bản ghi người được mời, người tham dự, nội dung kiểm tra và lý do vắng mặt đã được thông báo. Hồ sơ bảo toàn chứng minh hiện trạng; người có thẩm quyền vẫn phải thực hiện thủ tục nghiệm thu theo quy định về chất lượng.

Khi có nguy cơ mất an toàn, người chịu trách nhiệm tổ chức biện pháp bảo vệ trước hoặc đồng thời với việc ghi nhận hiện trạng. Nhóm thu thập chứng cứ chỉ tiếp cận trong phạm vi an toàn và hợp pháp. Phương án ghi nhận phải xác định dữ liệu cần giữ cùng cách thực hiện để bảo vệ người và công trình.

3. Xác nhận chỉ đạo bằng lời nói và lưu đầy đủ phản hồi

Thư xác nhận trao đổi nên ghi thời gian, người tham gia, nội dung chỉ đạo mà người gửi ghi nhận và công việc dự kiến thực hiện. Người gửi yêu cầu bên nhận sửa hoặc làm rõ thông tin sai lệch để hồ sơ phản ánh đúng sự kiện. Giá trị của thư phụ thuộc nội dung, dữ liệu gửi nhận và tài liệu liên quan; việc bên nhận im lặng phải được đánh giá theo hợp đồng, pháp luật và diễn biến giao dịch. [2] [3]

Nếu tư vấn phản hồi rằng họ chỉ yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp phải lưu phản hồi và xác định nội dung bất đồng trước khi tháo dỡ. Bộ hồ sơ cần giữ đầy đủ thư gửi, thư trả lời và các tài liệu liên quan để người xử lý giải thích diễn biến. Việc chỉ lưu nội dung thuận lợi sẽ khiến hồ sơ thiếu căn cứ kiểm tra khi đối tác đưa ra tài liệu khác.

Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự dẫn chiếu pháp luật giao dịch điện tử để xác định thông điệp dữ liệu điện tử. Người giữ hồ sơ vì vậy phải lưu thư gốc, tệp đính kèm và thông tin kỹ thuật của cả quá trình trao đổi. Ảnh chụp màn hình hỗ trợ xem nội dung, còn dữ liệu gửi nhận giúp xác định người khởi tạo, thời điểm và quá trình lưu trữ. [1] [2]

Mẫu thư xác nhận dưới đây sử dụng tình huống giả định và giữ cách diễn đạt trung tính:

Tiêu đề: Xác nhận trao đổi tại khu vực […] [vị trí công trường] lúc […] [giờ trao đổi] ngày […] [ngày trao đổi].

Kính gửi […] [tên bên nhận]. Tại khu vực […] [vị trí công trường], vào lúc […] [giờ trao đổi] hôm nay, ông/bà […] [người trao đổi] đã trao đổi với đại diện nhà thầu về phần công việc […] [phạm vi công việc]. Theo ghi nhận của chúng tôi, nội dung trao đổi là […] [nội dung đã trao đổi]. Những người có mặt gồm […] [người có mặt]. Hiện trạng trước khi thực hiện bước tiếp theo được lưu tại ảnh số […] [số ảnh] và nhật ký sự kiện […] [mã nhật ký sự kiện].

Chúng tôi đề nghị Quý đơn vị xác nhận hoặc chỉnh lại nội dung ghi nhận, đồng thời cung cấp chỉ đạo bằng văn bản của người có thẩm quyền về phạm vi, biện pháp và thời điểm thực hiện. Trong thời gian chờ, nhà thầu duy trì biện pháp bảo đảm an toàn […] [biện pháp an toàn] và báo cáo các tác động dự kiến về khối lượng, chi phí, tiến độ tại […] [tên và mã tài liệu đánh giá tác động]. Thư này ghi nhận diễn biến theo thông tin hiện có; mọi phản hồi sẽ được lưu cùng hồ sơ sự kiện.

4. Người quản lý hồ sơ và biện pháp giữ nguyên dữ liệu gốc

Doanh nghiệp nên chỉ định người giữ hồ sơ tại công trường, người thay thế và phạm vi truy cập của từng người. Người giữ hồ sơ tập hợp tệp gốc, ghi thông tin bàn giao và duy trì bản sao có kiểm soát. Theo Điều 141 Bộ luật Dân sự, quyền ký xác nhận nghĩa vụ hoặc phát hành cam kết phụ thuộc phạm vi đại diện; quyết định giao lưu trữ phải phân biệt rõ nhiệm vụ này với quyền cam kết thay doanh nghiệp. [3]

Ngay khi phát hiện sự kiện, bộ phận công nghệ thông tin nên kiểm tra thời gian tự xóa của camera, ứng dụng trao đổi, thiết bị đo và hộp thư. Việc tạm dừng xóa tự động đối với dữ liệu liên quan phải có người phê duyệt, phạm vi và thời gian lưu. Khuyến nghị quản trị này nhằm duy trì khả năng kiểm chứng. Thời hạn lưu từng loại hồ sơ vẫn theo pháp luật chuyên ngành, thỏa thuận và quyết định lưu giữ của doanh nghiệp.

Mã kiểm tra tính toàn vẹn của tệp giúp đối chiếu một bản dữ liệu với bản đã lưu tại thời điểm trước. Người quản lý hồ sơ vẫn phải ghi nguồn tạo lập, người tiếp nhận, thời điểm sao lưu và các lần bàn giao. Mã kiểm tra chỉ hỗ trợ phát hiện thay đổi dữ liệu; nguồn gốc và nội dung sự kiện phải được chứng minh bằng hồ sơ đi kèm.

5. Mẫu nhật ký sự kiện và biên bản bàn giao hồ sơ

Ví dụ sử dụng mã hồ sơ SC-01 và các thời điểm giả định. Các mốc phản ứng trong bảng phục vụ tổ chức công việc; người phụ trách vẫn phải thực hiện thông báo, nghiệm thu và khiếu nại theo thời hạn của hợp đồng.

Người lập nhật ký ghi sự kiện đã quan sát và phần thông tin còn chờ xác nhận theo mẫu sau:

Nhật ký sự kiện SC-01: Ông/bà […] [họ tên người lập], giữ chức trách […] [chức trách], lập nhật ký lúc […] [giờ và ngày lập] tại vị trí […] [vị trí công trường], theo bản vẽ và chỉ dẫn đang sử dụng […] [số bản vẽ và chỉ dẫn]. Người lập trực tiếp quan sát sự kiện […] [diễn biến trực tiếp quan sát]. Ông/bà […] [người trao đổi] đã trao đổi nội dung […] [nội dung trao đổi], với sự chứng kiến của […] [người chứng kiến]. Phần thông tin còn chờ xác nhận gồm […] [thông tin chưa xác nhận]. Người lập lưu kèm ảnh […] [mã ảnh], tệp đo […] [mã tệp đo] và thư […] [mã thư]. Biện pháp an toàn đã thực hiện gồm […] [biện pháp an toàn]. Ông/bà […] [người nhận báo cáo] tiếp nhận báo cáo lúc […] [giờ và ngày nhận].

Người bàn giao và người nhận hồ sơ có thể sử dụng mẫu biên bản sau để ghi việc chuyển giao khẩn cấp:

Hôm nay, lúc […] [giờ bàn giao] ngày […] [ngày bàn giao], người bàn giao […] [họ tên người bàn giao] chuyển cho người nhận […] [họ tên người nhận] dữ liệu liên quan sự kiện SC-01 theo danh mục kèm theo. Danh mục ghi mã tài liệu, tên tệp hoặc số bản giấy, người tạo, thời gian tạo, nguồn lưu, bản gốc hoặc bản sao và quyền truy cập. Người nhận kiểm tra số lượng, khả năng mở tệp và ghi các sai lệch […] [sai lệch khi kiểm tra].

Lưu trữ và truy cập: Người nhận lưu tệp nguồn tại […] [nơi lưu tệp nguồn] và bản làm việc tại […] [nơi lưu bản làm việc]. Người có quyền cấp truy cập là […] [người cấp quyền truy cập]. Khi bổ sung, chuyển giao hoặc tạo bản xử lý, người thực hiện phải ghi ngày, tên và quan hệ của tài liệu với bản nguồn. Các bên giữ riêng tài liệu còn chờ xác thực và phản hồi bất lợi đã nhận. Danh mục bàn giao xác nhận việc chuyển dữ liệu; nội dung tranh chấp tiếp tục được xem xét theo hồ sơ.

Sau khi ghi nhận khẩn cấp, người quản lý hồ sơ lập danh mục tài liệu, đối chiếu bản gốc với bản sao và ghi những nội dung còn thiếu. Khi bàn giao cho luật sư, doanh nghiệp gửi kèm lịch diễn biến, văn bản thể hiện quan điểm của cả hai bên và thông tin về người đã tạo lập từng tài liệu. Cách bàn giao này giúp luật sư xác định chứng cứ đã có và công việc còn phải thực hiện.

6. Quyền tiếp cận dữ liệu và trách nhiệm bảo mật

Điều 6 Luật Giao dịch điện tử cấm thu thập, sử dụng, tiết lộ hoặc làm sai lệch thông điệp dữ liệu trái pháp luật. Khi tài liệu do đối tác hoặc người thứ ba giữ, doanh nghiệp phải lựa chọn phương thức tiếp cận hợp pháp: yêu cầu cung cấp, sử dụng cơ chế trong hợp đồng hoặc đề nghị cơ quan giải quyết hỗ trợ theo pháp luật tố tụng. Người thu thập ghi nguồn và căn cứ tiếp cận trong hồ sơ để chứng minh cách có được tài liệu. [2] [1]

Đối với tài liệu giao cho luật sư, Điều 25 Luật Luật sư đặt nghĩa vụ giữ bí mật thông tin trong phạm vi luật định. Doanh nghiệp vẫn phải xác định nhóm tài liệu được chia sẻ, người nhận và mục đích sử dụng theo hợp đồng, quy định bảo mật và quyền đối với dữ liệu. Việc tự đăng ảnh công trường, thư tranh chấp hoặc thông tin cá nhân lên mạng có thể tạo thêm tranh chấp ngoài mục tiêu bảo toàn chứng cứ. [4]

Hồ sơ ghi nhận đầy đủ giúp chủ đầu tư kiểm tra yêu cầu của nhà thầu và xác định phạm vi chỉ đạo của tư vấn. Nhà thầu sử dụng chỉ đạo, phản hồi và dữ liệu hiện trường để chứng minh ảnh hưởng đối với chi phí, tiến độ. Mỗi bên vì vậy có lợi ích trong việc giữ nguyên dữ liệu ban đầu và cung cấp thông tin có thể kiểm tra.

Trong tình huống chỉ đạo tháo dỡ lúc 08 giờ 10 phút, chỉ huy trưởng cần phân công người ghi nhận hiện trạng, người xác nhận trao đổi và người lưu dữ liệu gốc. Đến khi nhận phản hồi lúc 10 giờ, hồ sơ phải giữ cả hai nội dung và ghi rõ điểm khác nhau. Nhờ đó, dù kết cấu đã thay đổi, doanh nghiệp vẫn có tài liệu để giải thích diễn biến, phạm vi chỉ đạo và hành động của mình.

Bài viết liên quan

Gửi thông báo tranh chấp bằng thư điện tử trong hợp đồng xây dựng

Phối hợp giữa bộ phận pháp chế và ban quản lý dự án khi giải quyết tranh chấp

Nguồn pháp luật và tài liệu tham khảo

[1] Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 ngày 25/11/2015 và các sửa đổi có hiệu lực đến 26/10/2026. Nguồn quy phạm là Bộ luật và các luật sửa đổi, trong đó có Luật 85/2025/QH15, Luật 142/2025/QH15. Bản hợp nhất 21/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026, Công báo số 134, dùng để tra cứu điều khoản. Văn bản nguồn

[2] Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/6/2023. Hiệu lực từ 01/7/2024. Các quy định liên quan đến giá trị thông điệp dữ liệu, gửi nhận, lưu trữ, chứng cứ và chữ ký điện tử. Văn bản nguồn

[3] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015. Hiệu lực từ 01/01/2017. Các quy định liên quan đến đại diện, nghĩa vụ, hợp đồng và thời hiệu. Văn bản nguồn

[4] Luật Luật sư số 65/2006/QH11 ngày 29/6/2006, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 20/2012/QH13. Luật gốc có hiệu lực từ 01/01/2007; Luật sửa đổi 20/2012/QH13 có hiệu lực từ 01/7/2013. Điều 25 về bí mật thông tin trong hoạt động nghề nghiệp. Văn bản nguồn