Xây dựng cấu trúc hợp đồng là một thành tố quan trọng cần chú ý khi soạn thảo hợp đồng để đảm bảo sự rõ ràng, khả năng thực thi và sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn thiết lập hợp đồng có cấu trúc tốt. Việc vận dụng kĩ năng soạn thảo hợp đồng sẽ là một trong những biện pháp phòng ngừa tranh chấp chủ động đối với tất cả các bên.
Tiêu đề và giới thiệu: Bắt đầu bằng một tiêu đề rõ ràng và mang tính mô tả để xác định loại và mục đích của hợp đồng. Tiêu đề trong xây dựng cấu trúc hợp đồng cũng như thể tạo ra một cách cửa đi vào các nội dung của nó. Cung cấp phần giới thiệu nêu rõ tên và thông tin chi tiết của các bên liên quan, ngày thực hiện hợp đồng và ngày có hiệu lực.
Lời mở đầu: Bao gồm một lời mở đầu ngắn gọn cung cấp thông tin bối cảnh và cơ bản liên quan đến hợp đồng. Điều này có thể bao gồm mục đích, mục tiêu và ý định của các bên.
Định nghĩa: Xác định bất kỳ thuật ngữ hoặc từ viết tắt chuyên biệt nào được sử dụng trong suốt hợp đồng. Hãy xác định rõ ràng từng thuật ngữ để tránh hiểu lầm.
Dẫn đề (Phần xét rằng): Nếu cần thiết, hãy bao gồm các đoạn trích dẫn hoặc mệnh đề “trong khi đó” phác thảo các sự kiện, hoàn cảnh hoặc động cơ chính dẫn đến hợp đồng. Điều này có thể giúp cung cấp bối cảnh cho thỏa thuận. Theo truyền thống tại Việt Nam, việc xây dựng cấu trúc hợp đồng ít khi nhấn mạnh phần dẫn đề này, nhưng thực sự thì nó sẽ rất quan trọng để người đọc có thể hiểu lý do tại sao bản hợp đồng này ra đời.
Điều khoản thỏa thuận: Trình bày phần chính của hợp đồng, trong đó có các điều khoản, điều kiện, quyền và nghĩa vụ cụ thể của mỗi bên. Phần này có thể được chia thành nhiều phần chính:
Phạm vi thỏa thuận: Nêu rõ phạm vi thỏa thuận, bao gồm những sản phẩm hoặc dịch vụ nào được áp dụng.
Trách nhiệm và nghĩa vụ: Nêu chi tiết trách nhiệm, nghĩa vụ và nghĩa vụ của mỗi bên liên quan.
Điều khoản thanh toán: Nếu có, hãy nêu rõ lịch trình, phương thức thanh toán và bất kỳ khoản phạt hoặc lãi nào đối với việc thanh toán trễ.
Giao hàng và Hiệu suất: Xác định lịch trình giao hàng, kỳ vọng về hiệu suất, tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí chấp nhận.
Sở hữu trí tuệ: Giải quyết quyền sở hữu và quyền sử dụng đối với bất kỳ tài sản trí tuệ nào có liên quan.
Chấm dứt và vi phạm: Mô tả các trường hợp mà hợp đồng có thể bị chấm dứt và hậu quả của việc vi phạm.
Giải quyết tranh chấp: Chỉ định các thủ tục giải quyết tranh chấp, chẳng hạn như trọng tài hoặc hòa giải và khu vực pháp lý hiện hành.
Điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng nêu rõ các thủ tục và phương pháp mà các bên đồng ý tuân theo trong trường hợp có bất đồng hoặc tranh chấp. Điều khoản này giúp cung cấp sự rõ ràng và cấu trúc để giải quyết các xung đột tiềm ẩn, cuối cùng là ngăn chặn các vụ kiện tụng tốn kém và tốn thời gian. Dưới đây là ví dụ về điều khoản giải quyết tranh chấp:
Điều khoản giải quyết tranh chấp trong một bản hợp đồng được xây dựng cấu trúc tốt có thể bao gồm các phần gồm:
- Đàm phán: Trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp hoặc bất đồng nào phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này, trước tiên các Bên sẽ nỗ lực giải quyết tranh chấp một cách thân thiện thông qua đàm phán thiện chí.
- Hòa giải: Nếu các Bên không thể đạt được giải pháp thông qua thương lượng trong [khung thời gian được chỉ định, ví dụ: 30 ngày], thì tranh chấp sẽ được chuyển sang hòa giải. Hòa giải viên sẽ được lựa chọn theo thỏa thuận chung của các Bên, hoặc, trong trường hợp không có thỏa thuận, sẽ được chỉ định bởi [cơ quan có thẩm quyền cụ thể, ví dụ: một tổ chức hòa giải có uy tín].
- Trọng tài: Nếu hòa giải không giải quyết được thì tranh chấp cuối cùng sẽ được giải quyết bằng trọng tài theo các quy tắc của [tổ chức trọng tài được chỉ định, ví dụ: Phòng Thương mại Quốc tế (ICC)]. Hội đồng trọng tài sẽ bao gồm [nêu rõ số lượng, ví dụ: ba] trọng tài viên được chỉ định theo các quy tắc nói trên. Các nội dung này sẽ thiết lập nên một Thoả thuận trọng tài có hiệu lực để giải quyết khi có tranh chấp xảy ra,
- Tính bảo mật: Tất cả các thủ tục đàm phán, hòa giải và trọng tài theo điều khoản này sẽ được coi là bí mật và không ảnh hưởng đến quyền của các Bên trong bất kỳ thủ tục tố tụng nào tiếp theo.
- Chi phí: Các chi phí hòa giải và phân xử, bao gồm phí và chi phí của (các) hòa giải viên và (các) trọng tài viên, sẽ do các Bên chịu như nhau, trừ khi (các) hòa giải viên hoặc (các) trọng tài viên xác định khác dựa trên hoàn cảnh của tranh chấp.
- Thi hành: Phán quyết trọng tài sẽ là quyết định cuối cùng và ràng buộc đối với các Bên. Phán quyết về phán quyết do trọng tài đưa ra có thể được đưa ra tại bất kỳ tòa án nào có thẩm quyền.
- Các trường hợp ngoại lệ: Bất kể những điều trên, một trong hai Bên có thể yêu cầu biện pháp khẩn cấp theo lệnh hoặc biện pháp công bằng khác để ngăn chặn hoặc khắc phục mọi hành vi vi phạm hợp đồng này tại bất kỳ tòa án có thẩm quyền nào.
- Thông báo: Tất cả các thông báo, yêu cầu, yêu cầu và thông tin liên lạc khác theo điều khoản giải quyết tranh chấp này phải bằng văn bản và được coi là được đưa ra hợp lệ nếu được gửi trực tiếp hoặc bằng dịch vụ chuyển phát nhanh qua đêm.
- Điều quan trọng là phải tùy chỉnh điều khoản giải quyết tranh chấp cho phù hợp với nhu cầu và sở thích cụ thể của các bên liên quan, cũng như tuân thủ luật pháp và quy định của khu vực tài phán liên quan. Ngoài ra, nên tham khảo ý kiến của cố vấn pháp lý để đảm bảo rằng điều khoản đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu của tất cả các bên.
Bảo mật và không tiết lộ: Bao gồm các điều khoản bảo vệ thông tin nhạy cảm và chỉ định nghĩa vụ bảo mật.
Bồi thường và Trách nhiệm pháp lý: Xác định giới hạn trách nhiệm pháp lý, bồi thường và các yêu cầu bảo hiểm.
Bất khả kháng: Giải quyết cách hợp đồng xử lý các sự kiện bất ngờ hoặc “thiên tai” có thể ảnh hưởng đến hiệu suất.
Chỉ số hiệu suất và KPI: Nếu có liên quan, hãy phác thảo các chỉ số hiệu suất chính (KPI) hoặc số liệu hiệu suất cụ thể sẽ được sử dụng để đo lường sự thành công hoặc chất lượng của công việc hoặc dịch vụ.
Tiêu chí bàn giao và nghiệm thu: Xác định rõ ràng các sản phẩm hoặc kết quả mong đợi từ hợp đồng, cùng với các tiêu chí để chấp nhận.
Thời hạn và chấm dứt: Chỉ định thời hạn của hợp đồng, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Phác thảo các trường hợp và thủ tục chấm dứt, bao gồm cả thời gian thông báo.
Luật điều chỉnh và thẩm quyền: Xác định luật điều chỉnh sẽ áp dụng cho hợp đồng và chỉ định thẩm quyền nơi mọi tranh chấp pháp lý sẽ được giải quyết.
Sửa đổi, bổ sung: Mô tả các thủ tục thực hiện sửa đổi, bổ sung hợp đồng. Thông thường, điều này cần có sự đồng ý bằng văn bản của cả hai bên.
Trường hợp bất khả kháng: Bao gồm điều khoản bất khả kháng quy định cách hợp đồng xử lý các trường hợp không lường trước được có thể cản trở các bên thực hiện nghĩa vụ của mình.
Thông báo: Chỉ định cách các bên gửi và nhận thông báo hoặc thông tin liên lạc chính thức, bao gồm cả thông tin liên hệ.
Chữ ký: Dành chỗ cho chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của mỗi bên. Đảm bảo rằng cả hai bên đều ký và ghi ngày vào hợp đồng.
Các tài liệu đính kèm và phụ lục: Đính kèm mọi tài liệu, tang vật hoặc phụ lục cần thiết cung cấp thêm chi tiết, thông số kỹ thuật hoặc tài liệu tham khảo liên quan đến hợp đồng.
Xem xét và tư vấn pháp lý: Trước khi hoàn thiện hợp đồng, hãy nhờ luật sư xem xét hợp đồng để đảm bảo tuân thủ pháp luật liên quan, rõ ràng và có hiệu lực thi hành.
Thi hành án: Sau khi các bên đã xem xét và thống nhất các điều khoản của hợp đồng, tiến hành thực hiện hợp đồng bằng cách cử người đại diện có thẩm quyền ký tên và ghi ngày tháng vào hợp đồng.
Lưu giữ hồ sơ: Duy trì hồ sơ có tổ chức về hợp đồng đã thực hiện và các thông tin liên quan, sửa đổi và mọi báo cáo hiệu suất.
Một hợp đồng có cấu trúc tốt là một công cụ quan trọng để quản lý các mối quan hệ pháp lý và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ của mình. Điều chỉnh cấu trúc và nội dung hợp đồng của bạn theo các yêu cầu cụ thể trong thỏa thuận của bạn và tìm kiếm tư vấn pháp lý khi cần thiết để đảm bảo khả năng thực thi của nó.
Tác giả: Luật sư Hà Huy Phong – Giám đốc điều hành Công ty Luật TNHH Inteco