Hợp đồng dịch vụ và những điều doanh nghiệp cần biết

Hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ cho bên cung ứng dịch vụ (Điều 531, Bộ Luật Dân sự 2015).

Đối tượng của Hợp đồng dịch vụ là công việc phải làm và khoản tiền trả cho công việc đó; và đây là điểm tạo nên khả năng phân biệt giữa hợp đồng dịch vụ với các loại hợp đồng khác.

Trong khi hợp đồng mua bán tài sản có đối tượng là quyền sở hữu hàng hoá hay hợp đồng thuê tài sản có đối tượng là quyền sử dụng tài sản (mà không chuyển giao quyền sở hữu), thì như đã nói ở trên, hợp đồng dịch vụ có đối tượng là công việc phải làm.

Kỹ năng soạn thảo hợp đồng dịch vụ

Việc xác định điểm khác biệt cơ bản này giữa các loại hợp đồng là yêu cầu cần thiết và quan trọng trong quá trình soạn thảo hợp đồng. Trong quá trình giảng dạy tại trường, tôi luôn nhấn mạnh với các em sinh viên vấn đề này trước khi đi sâu vào các nội dung về kỹ năng soạn thảo hợp đồng. Từ chính đối tượng của hợp đồng, sẽ là hạt nhân để chỉ ra các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên liên quan đến đối tượng hợp đồng đó.

Kỹ năng đầu tiên là hãy bắt đầu từ việc trả lời các câu hỏi và trả lời các câu hỏi đó. Nếu lấy hạt nhân của hợp đồng dịch vụ là công việc phải làm, người soạn thảo hợp đồng cần tự đặt ra và trả lời các câu hỏi như:

• Công việc phải làm là gì?
• Làm thế nào để đo đếm (định lượng) được công việc đó?
• Làm thế nào để kiểm soát được chất lượng công việc đó?
• Tiến độ thực hiện công việc như thế nào?
• Tiến độ thanh toán tương ứng với mỗi giai đoạn thực hiện công việc như thế nào?
• Nếu các bên có tranh chấp về phạm vi công việc, về chất lượng công việc thì cần sử dụng bên thứ ba để giám định như thế nào?

Việc đặt ra các câu hỏi như vậy và tìm cách trả lời bằng việc đưa ra các giải pháp phù hợp, và phân bổ giải pháp thành các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên chính là các bước cần thiết để soạn thảo nên một bản hợp đồng dịch vụ đầy đủ, chi tiết và bám sát giao dịch.

Thay vì sử dụng những bản mẫu hợp đồng dịch vụ trôi nổi trên Internet, doanh nghiệp nên bắt tay từ việc nghiên cứu về nội dung giao dịch, nghiên cứu về nội dung công việc phải làm để từ đó phân bổ các quyền và nghĩa vụ, phân bổ các rủi ro một cách công bằng cho các bên, bám sát vào đối tượng hợp đồng, cũng như kỳ vọng của mỗi bên trong giao dịch.

Hợp đồng là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập các quyền và nghĩa vụ liên quan đến đối tượng hợp đồng. Do đó, trong kỹ năng soạn thảo hợp đồng, bạn cần biết cách làm thế nào để biên soạn ra các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên một cách tương ứng. Theo kinh nghiệm của tôi, trong hợp đồng song vụ, quyền của bên này thường tương ứng với nghĩa vụ của bên kia; do đó, các quyền và nghĩa vụ thường được phân theo từng nhóm và bám sát và các nội dung cụ thể của giao dịch.

Liên quan đến việc thanh toán trong hợp đồng: Bên A (bên sử dụng dịch vụ) có nghĩa vụ thanh toán, thì bên B (bên cung cấp dịch vụ) có quyền nhận thanh toán, bên A có nghĩa vụ thanh toán đúng tiến độ thì bên B có nghĩa vụ gửi hồ sơ đề nghị thanh toán, bên A có nghĩa vụ thanh toán vào tài khoản do Bên B chỉ định thì Bên B có nghĩa vụ cung cấp số tài khoản và thông tin thanh toán cho Bên A trước ngày đến hạn thanh toán.

Kỹ năng tiếp theo mà người soạn thảo hợp đồng cần rèn luyện là cần xác định được các rủi ro và đề xuất được các giải pháp phòng ngừa, ngăn chặn rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ

Khác với hợp đồng mua bán tài sản, đối tượng của hợp đồng dịch vụ là công việc phải làm, chưa tồn tại tại thời điểm giao kết hợp đồng, cũng như vô hình nên không có khả năng đánh giá bằng cảm quan hoặc bằng các đại lượng vật lý. Do đó, rủi ro của việc thực hiện hợp đồng dịch vụ là khả năng khó kiểm soát về phạm vi và chất lượng của công việc phải làm; cũng như yếu tố cảm tính của mỗi bên khi đánh giá chất lượng hợp đồng dịch vụ. Bên cung cấp dịch vụ cho rằng, mình đã làm đúng công việc theo yêu cầu, nhưng bên thuê dịch vụ có thể nói theo quan điểm ngược lại, là mình chưa thoả mãn với chất lượng của công việc đó, nhưng các bên không có tiêu chí nào để đo lường và đánh giá một cách nhất quán và chính xác về nội dung tranh cãi.

Ví dụ 1: Bên A thuê Bên B thiết kế một website thương mại điện tử. Sau khi hoàn thành, Bên A không chịu nghiệm thu vì giao diện website không bắt mắt, không bóng bẩy và không có cảm giác sang trọng, tinh tế. Nhưng rõ ràng, các tiêu chí “bắt mắt, bóng bẩy, sang trọng và tinh tế” là những yếu tố cảm tính, phụ thuộc vào con mắt thẩm mỹ của mỗi người và không có công cụ nào có thể đo lường và đánh giá một cách nhất quán, chính xác.

Do đó, khi soạn thảo hợp đồng dịch vụ, người soạn thảo cần đưa ra được các biện pháp để ngăn ngừa rủi ro này. Ví dụ: đưa ra các mẫu sản phẩm dịch vụ tương đương để làm cơ sở đối sánh, quyền của bên thuê trong việc yêu cầu bên cung cấp dịch vụ chỉnh sửa và hoàn thiện lại …..

Ví dụ 2: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật của một hãng luật, làm thế nào để khách hàng có thể kiểm soát được chất lượng tư vấn của Luật sư? Rõ ràng đây là một đòi hỏi rất khó nếu các bên tìm cách tiếp cận theo hướng đo đếm bằng các đại lượng vật lý. Giải pháp mà các bên có khả năng đưa ra, là việc yêu cầu sự tham gia trực tiếp của các Luật sư có nhiều kinh nghiệm, danh tiếng và uy tín trong lĩnh vực tư vấn. Việc lựa chọn hãng luật có kinh nghiệm, chọn Luật sư có kinh nghiệm để yêu cầu cung cấp dịch vụ là giải pháp phòng ngừa rủi ro, nên giải pháp không hoàn toàn nằm trong câu chữ trong hợp đồng.

Kỹ năng tiếp theo mà tôi muốn trình bày, là sự chuẩn bị trước khi tham gia soạn thảo hợp đồng tư vấn. Nội dung của công việc chuẩn bị là tìm hiểu kĩ và nắm đầy đủ các thông tin về lĩnh vực dịch vụ, các kinh nghiệm thực tiễn về sử dụng dịch vụ, các tranh chấp hay rủi ro thường phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ; tìm hiểu các thông tin về bên cung cấp dịch vụ, và thị trường dịch vụ.

Nếu như bạn mua một tài sản hữu hình, như một chiếc điện thoại hay máy tính, bạn hoàn toàn có thể tận mắt quan sát hoặc chạy thử máy tính đó, hoặc bạn có thể tham khảo kinh nghiệm của những người đã từng sử dụng chiếc máy tính tương tự. Nhưng với lĩnh vực dịch vụ, bạn sẽ gặp khó khăn hơn khi thực hiện điều này, nên bạn cần giành thời gian nhiều hơn để tìm hiểu về nó trước khi trả lời các câu hỏi mà tôi đã nêu ra ở trên.

Việc chuẩn bị còn bao hàm cả việc xây dựng các kịch bản đàm phán và soạn thảo, trong đó đưa ra các bước mặc cả, các “lớp và cấp độ” quyền, nghĩa vụ của mỗi bên theo thứ tự có lợi nhất, có lợi ở mức tốt, có lợi ở mức chấp nhận được và mức không thể chấp nhận được. Trong quá trình đàm phán hợp đồng, soạn thảo hợp đồng, bạn sẽ có khả năng co dãn và có không gian đủ rộng để mặc cả với bên kia để đi tới những thoả thuận hài hoà nhất cho cả hai bên về quyền lợi. Việc chuẩn bị các kịch bản còn là giải pháp để tổ đàm phán hợp đồng nắm chắc phạm vi thẩm quyền của mình, thông qua các thủ tục phê duyệt nội bộ trước khi đàm phán và soạn thảo hợp đồng.

Điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng dịch vụ

Trong quá trình soạn thảo hợp đồng, các bên nên dự liệu tới các khả năng về tranh chấp và cơ chế giải quyết tranh chấp. Thông thường, các điều khoản giải quyết tranh chấp đa tầng thường được sử dụng để mở rộng các cơ hội cho các bên khi có mâu thuẩn phát sinh. Các điều khoản giải quyết tranh chấp chiếm dung lượng khiêm tốn trong một bản hợp đồng, nhưng lại có vị trí quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng, nên cần bên cần lựa chọn để thiết kế điều khoản về giải quyết tranh chấp một cách hợp lý. Các phương thức giải quyết tranh chấp đa tầng gồm: thương lượng, hoà giải, trọng tài hoặc toà án; trong đó việc lựa chọn giữa Trọng tài hay Toà án còn được coi là giải pháp giải quyết tranh chấp thay thế (chọn Toà hoặc Trọng tài, nhưng không thể chọn cả 2 cùng một lúc).

Trong trường hợp giải quyết tranh chấp bằng Trọng tài, các bên cần thiết kế các điều khoản trọng tài một cách cụ thể, đầy đủ nội dung và có hiệu lực. Ví dụ: Điều khoản trọng tài cần có tên cụ thể và chính xác của Trung tâm trọng tài, như Trọng tài ICC, hay SIAC, VIAC, HKIAC ….

Việc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài thương mại quốc tế thường được áp dụng đối với các giao dịch và hợp đồng có yếu tố nước ngoài. Theo kinh nghiệm soạn thảo hợp đồng của chúng tôi, việc lựa chọn luật áp dụng và trung tâm trọng tài quốc tế chiếm khá nhiều thời gian của các bên, và kết quả đàm phán có ảnh hưởng khá nhiều tới quá trình thực hiện hợp đồng.

Một số loại hợp đồng dịch vụ thông dụng

Trên thực tế, bạn có thể gặp nhiều loại hợp đồng thông dụng như:

• Hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp luật
• Hợp đồng tư vấn giám sát
• Hợp đồng tư vấn quản lý dự án
• Hợp đồng vận chuyển hành khách
• Hợp đồng kiểm toán
• Hợp đồng tư vấn kiểm định
• Hợp đồng tư vấn đầu tư
• Hợp đồng môi giới

Mỗi loại hợp đồng như vậy thường có những tên gọi riêng và nội dung riêng gắn với mỗi loại công việc. Không nên sử dụng một mẫu chung cho tất cả các loại dịch vụ như vậy để dễ bị phát sinh tranh chấp, mâu thuẩn trong quá trình thực hiện.

Nhìn chung, hợp đồng dịch vụ là một loại hợp đồng có độ khó cao trong quá trình đàm phán, soạn thảo, nên đòi hỏi người soạn thảo phải có trình độ và kĩ năng soạn thảo hợp đồng tốt, có nhiều kinh nghiệm.

Luật sư Hà Huy Phong

Giám đốc điều hành Công ty Luật TNHH Inteco

Giảng viên Đại học Luật Hà Nội

Trọng tài viên